La transferència de les evidències documentals per a eliminar a les diferents unitats administratives a l'Arxiu i Gestió de Documents es realitzat un cop ha transcorregut el termini de vigència en els arxius de gestió.

Es regula a través del procediment PO 023 que estableix com s'ha de realitzar.

La instrucció operativa IO 002 detalla com es realitza la transferència d'exàmens i/o treballs resultats de l'activirar acadèmica per la seva eliminació de forma certificada un cop a transcorregut el termini legal.

Les normes de conservació constitueixen un instrument essencial del sistema arxivístic de la Universitat de Lleida pel que fa a la seva operativitat. Es determinen els períodes de conservació a cada fase del cicle de vida, l’accessibilitat i la disposició final de totes les sèries i tipus documentals que genera la Universitat en el desenvolupament de la seva activitat administrativa i científica.

La transferència de les evidències documentals a conservar /preservar de les unitats administratives a l'Arxiu i Gestió de Documents es realitza un cop transcorregut el termini de vigència en els arxius de gestió i suposa un canvi de custòdia.